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Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist da – was Arbeitgeber jetzt beachten sollten

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>> Das Gesundheitswesen ist im Umbruch. Vom elektronischen Rezept bis hin zur elektronischen Patientenakte: Kaum ein Bereich wird sich mittelfristig der Digitalisierung entziehen können. Heute bereits Realität ist die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Sie ersetzt seit Jahresbeginn (in einigen Fällen) den bisherigen „gelben Schein“. Für die Arbeitgeber besteht die Notwendigkeit, organisatorische Prozesse anzupassen, um das bürokratische Nebeneinander von Papiermeldungen und elektronischen Meldungen verwalten zu können. Wir haben ein Quartal lang die häufigsten Fragen unserer Mandanten gesammelt und fassen Ihnen die 6 relevantesten Fragen zusammen. <<

 

Vorab: Das Thema im Überblick

Bisher haben Arbeitnehmer im Krankheitsfalle eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) in Papierform vom Arzt erhalten und an den Arbeitgeber weitergeleitet. Umgangssprachlich war diese Bescheinigung auch als „der gelbe Schein“ bekannt.

In vielen Fällen (aber nicht immer) hat der gelbe Schein nun ausgedient: Er wird durch digitale Meldung, die „elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)“ ersetzt. Die eAU wird über den Arzt an die Krankenkasse gemeldet und von dort über ein digitales Portal für den Arbeitgeber zum Abruf bereitgestellt wird. Der Arbeitnehmer als Kurier der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist insoweit Geschichte.

 

Frage 1: Ist die Teilnahme an dem neuen eAU-Verfahren verpflichtend?

Ja: Es besteht eine Teilnahmepflicht für die Ärzte, Krankenkassen und auch für die Arbeitgeber. Auch kleinere Unternehmen müssen an dem Verfahren teilnehmen, da es keine größenabhängigen Erleichterungen gibt. Ohnehin ergibt sich für alle Arbeitgeber ein faktischer Teilnahmezwang alleine dadurch, dass die Arbeitnehmer regelmäßig keine gelben Scheine in Papierform mehr einreichen werden.

 

Frage 2: Gilt die eAU bereits in allen Fällen?

Nein. Insbesondere in den folgenden Fällen ist weiterhin (anstelle der eAU) ein gelber Schein in Papierform zu verwenden:

  • bei privatversicherten Arbeitnehmern
  • bei Krankschreibungen durch ausländische Ärzte und Kliniken
  • bei Krankschreibungen durch Physiotherapeuten und Psychotherapeuten
  • bei Krankschreibungen aufgrund von Rehabilitationsmaßnahmen
  • bei Krankschreibungen aufgrund einer Erkrankung des Kindes
  • bei Minijobs, sofern diese in Privathaushalten erfolgen

Gegenwärtig besteht also ein Flickenteppich aus der bisherigen Lösung „gelber Schein“ und der neuen Lösung „eAU“. Auch wenn in Zukunft an dieser Stelle sicherlich mit Verbesserungen zu rechnen ist, müssen sich alle Beteiligten momentan mit dieser Rechtslage und der damit verbundenen Bürokratie arrangieren.

 

Frage 3: Welche Auswirkungen hat das neue Verfahren auf die Pflichten der Arbeitnehmer?

Unverändert müssen Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen (§ 5 Abs. 1 S. 1 EntgFG). Es bleibt also bei der altbekannten Krankmeldung des Arbeitnehmers.

Hingegen wird die Pflicht des Arbeitnehmers zur Vorlage eines gelben Scheins gegenüber dem Arbeitgeber (§ 5 Abs. 1 S. 2 ff. EntgFG) durch die eAU beseitigt (§ 5 Abs. 1a EntgFG).

Die Arbeitnehmer bekommen trotz eAU – für die eigenen Unterlagen – weiterhin eine Papierbescheinigung vom Arzt ausgehändigt. Zusätzlich haben die Arbeitnehmer das Recht (aber wohl nicht die Pflicht), für ihren Arbeitgeber ebenfalls eine Papierbescheinigung vom Arzt zu verlangen. Diese Bescheinigung kann gerade in der Übergangsphase zu Abstimmungszwecken hilfreich sein. Allerdings sollten die Arbeitgeber diese Bescheinigung allenfalls als Absicherung verstehen und nicht versuchen, auf diesem Wege das elektronische Abrufverfahren komplett zu umgehen.

 

Frage 4: Wie können Arbeitgeber die neuen Pflichten organisatorisch umsetzen?

Die wichtigste Botschaft vorab: Die Herausforderungen sind auch für kleinere Unternehmen lösbar! Der Arbeitgeber sollte sich über das neue Meldeverfahren informieren und daraufhin überdenken, wie er die internen Prozesse von der Krankmeldung bis hin zur Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung anpassen will.

 

Frage 5: Wie können Arbeitgeber die neuen Pflichten technisch umsetzen?

Die eAU-Daten werden über den zentralen Kommunikationsserver aller gesetzlichen Krankenkassen zur Verfügung gestellt. Von dort werden die Daten nicht automatisch dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, sondern er muss sie dort aktiv abrufen („Pull-Verfahren“). Dieser Abruf kann entweder über Schnittstellen in den Lohnbuchhaltungsprogrammen oder alternativ direkt über die Anwendung sv.net erfolgen.

Die naheliegende Praxislösung, wonach turnusmäßig für alle Angestellten etwaige eAU-Datensätze abgefragt werden, ist gegenwärtig leider nicht zulässig. Vielmehr verlangt der Gesetzgeber von den Arbeitgebern, die Abrufe lediglich anlassbezogen durchzuführen.

Zur Vermeidung unnötiger Mehrfachabfragen sollte bedacht werden, dass die eAU frühestens am Folgetag des Arztbesuchs des Arbeitnehmers zur Verfügung stehen dürfte. Da die Beschäftigten spätestens am 4. Tag der Krankheit eine ärztliche Bescheinigung ausstellen lassen müssen, wäre eine Abfrage frühestens ab dem 5. Tag nach der Krankmeldung hinreichend erfolgversprechend.

 

Frage 6: Wer macht den Abruf – der Arbeitgeber oder der mit der Lohnbuchhaltung beauftragte Steuerberater?

Der Gesetzgeber hat aus der Bringschuld der Arbeitnehmer eine Holschuld des Arbeitgebers gemacht: War es bisher lediglich die Aufgabe des Arbeitgebers, die ihm vorgelegten „gelben Scheine“ einzusammeln und seinem Steuerberater zur Verfügung zu stellen, muss er nunmehr die eAU-Datensätze für die krank gemeldeten Arbeitnehmer selbst beschaffen.

Selbstverständlich kann diese Aufgabe an den Steuerberater als Dienstleister delegiert werden. In diesem Falle benötigt der Steuerberater eine monatliche Aufstellung der abzurufenden eAU. Ob der Arbeitgeber an dieser Stelle die zeitsparende Lösung (Delegieren) oder die kostengünstigste Lösung (Selbstabruf) wählen sollte, kann nicht allgemeingültig beurteilt werden. Deshalb zwingen wir unseren Mandanten auch keine der beiden Varianten auf, sondern belassen es der Geschäftsführung, die für sie beste Lösung auszuwählen.

 

Haftungsausschluss:

Bei der voranstehenden Mitteilung handelt es sich um allgemeine Informationen, die eine steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen können. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir trotz sorgfältiger Recherche keine Gewährleistung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen übernehmen können.

Ecker & Partner